特急で作った部長報告資料で
ほめられたので、
ようやく資料作りも板についてきたなと
思いました。
どんなに複雑なことも
テンプレートに沿って話せれば失敗がない
そういう成功体験ができました。
報告書の骨子
背景と目的
自分が何をやろうとしているかを
背景とともに話します。
全体のフローとフォーカス
目的から
いきなり各論に入っていくと
参加者を置いて行ってしまう可能性があるので
全体のフローを図示します。
図示したうえで、
本日話す内容にフォーカスします。
課題
なぜその内容に
フォーカスしたのかを説明します。
フォーカスした内容には
現状抱えている問題があり
それを解決するためにしなければいけないこと
すなわち課題があります。
そこをわかりやすく説明します。
要領
課題解決に従って
どのように応えにたどり着くのか
その概要を示します。
クッキーを作るなら
生地を作って焼く
それくらいの話でいいです。
詳細
要領では語られなかった詳細を
丁寧に順を追って説明していきます。
図示して言葉で解決するように進めていくとよいです
結果
課題に取り組んだ結果を示します。
図や表など図示できるもの２枚以内で語るようにします。
結論
目的に対しての答えと
考察・所見を述べます。
報告書作成の注意点
要領を簡潔にまとめられない場合や
結果を述べるときに”図や表２枚で語る”
ということができない場合があります。
その場合、
その報告は盛り込みすぎである可能性があります。
順を追って説明する内容が
２つ３つと枝分かれをする場合、
確保した時間とにらめっこしながら
内容を絞った方がいいです。
そうでないと、
どちらも中途半端になってしまい
結果として伝わらない説明になってしまいます。
最後に
“目的に対して結論は１対１”
という原則に従って
あれもこれも伝えたい
という欲を排除してから
物事の整理がうまくいくようになりました。
１本道を行くのは簡単です。
２つ３つ伝えるのは
また別の技術が必要になるのだろうと思います。
一世一代の公演じゃない限り、
一人で３つも４つも大切な内容を
論じるようなことをしないと思います。
難しいことを考えずに
主題を１つに絞った簡単な報告を
用意しましょう。
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