【余白を生む】打ち合わせへの臨み方

まずは、
“人の時間を頂いている”
という意識は
確実に持っておかなければいけません。

それに加えて
できるだけ端的に
予定時刻よりも早く終わらせる意識を
持つことが非常に重要なのです。

打ち合わせへの臨み方

やってはいけないのは
せっかく集まってもらったのに
何も決まらない
何も伝わらない
という打ち合わせです

それを踏まえると
大事なことは
話し合うべき内容を議論するのに
十分な時間が確保されているのか
ということ。

議論をするために必要な項目を
ちゃんと伝えられているのか
ということ

そして、
参加者は言いたいことを全部言って
帰って行ったのか
ということです。

正しく時間を見積もる

まずは、
議論したい内容に対して
必要十分な時間を確保できている
ことが大事です。

時間が足りないと
結論を急いでしまって
結局やり直しになることもありますし

時間が長すぎると
相手の計画を圧迫してしまいます

それを踏まえた上で
“今回の目的が何か”
何をすれば
“この会を実施した意味があった”
と言えるのか

そこに注力して考える必要があります。

そうして抽出した項目が
“それを達成するのに何をすればいいのか”
考える必要があります

報告なら
目的と結論とその考え方を
話すのに要する時間

相談なら
目的と背景と困りごとを
話すのに要する時間にプラスして
議論する時間でしょうか

それを精度よく
見積もれるようになると
良いと思うのです

的確に伝える

ただ正しく情報を伝えるだけではダメだのです。

必要なのは
相手が必要とする情報を
正しく伝えることなのです。

いらないことをつらつら永遠に話されても
困るのです。

ですから、
“的確”に伝える必要があるのです。

１から話す必要がある人と
結論だけ言えば伝わる人と
背景が違う人もいます。

すなわち
的確に伝えるためには
“誰に”を意識することが大事なのです。

疑問点を搾り取る

手戻りなく
一発で打ち合わせを終わらせるためには
相手が”もうこれ以上話すことはない”
という状態になっていることが大事だと思います。

言い残した状態というのは
時間が経った後から
物申したくなる余地があるということで
それは後々爆弾になりかねません。

ですから、
コメントをもらっておくべき部分を
確実に全部示しておかなければいけません。

その準備が大事なのです。

最後に

個人的には
設定した時間よりも早く終わるような
準備をすることを
心がけています。

進歩した会話をするために必要なのは
いつだって“余白”だと思うのです。

疑問点や
懸念点を
見つけるだけで
いっぱいいっぱいの会話では
やはり底が知れているのです。

とはいえ、
それを確実に行える
準備ができるというだけでも
相当能力が高いです

それはすなわち
上記、
正しく時間を見積もり
的確に伝え
かつ疑問点を全て絞りだせている
ということですから。

まずは
手戻りない打ち合わせを
運営できるようになりたいです

その上で、
余白を生むほどストレスフリーに
打ち合わせが進行できるように
なりたいです。

仕事は学ぶことばかりで
楽しいと思う
今日この頃です。