【残業絞られた結果②】効率化を実現した方法

業務量変わらずに
業務時間が短くなるという状況でも
やりきれるかどうかは環境次第だと言えます。

環境が整っていて初めて
業務効率化に挑戦できるのです
←昨日の内容をご参考に（こちら）

さて、
業務効率化と言われて何をすれば良いのか
諸説はあると思いますが
実際に僕が試して効果があったことを
紹介したいです

残業制約を乗り切った方法

考える時間を設けた

僕は今月少なくとも１日１時間は
業務計画の修正や確認に費やしました

稼働日２０日だとしたら、
２０時間は仕事をせずに
計画だけに注力しました。

具体的には１５分ずつ
４つのことをやりました。

それは
・週間業務の確認修正
・１日の計画
・上司との進捗確認
・１日の振り返り
の４つです。

週間業務の修正

大もとは、
月間業務計画や
プロジェクトの大日程や中日程に
なるかもしれません。

そこから、
一週間でやり切る業務に落とし込みます。
“今日中で！”ではなくて
“一週間でやりきればいい”であれば
だいぶ楽になります。

１日の計画

週間の計画を日々の仕事に落とし込みます。
まさに、
賞味期限ごとに商品を
並び替えるような感じです。
そうすることで
一定の余裕を持ち続けることができます。

それができていないと
疲れきって帰りたいタイミングで
“今日中”の仕事に遭遇してしまうのです。

上司との進捗確認

とはいえ、
自分で立てた
週間と当日の計画が
正しいかどうかはわかりません。

ですから、
上司に日々チェックしてもらいました
１５分で十分です。
優先順位と方向性の確認ができれば
ゴールには進めるのです。

１日の振り返り

言葉通り
計画の振り返りを実施します。
基本的には全部やりきりました
に、なっていることが理想です。

逆に言えば、計画段階で
全部やりきれる量にしておくことが大事です

そんな計画を立てるためにも
自分自身がどれくらいやれるのかを
毎日チェックできると良いのです。

やることを絞った

当然ですが、
減った時間分やることを減らさなければいけません。

僕がやったのは、
“本当に必要なことだけをやった”という、
「そりゃそうだろ笑」
ってことなのですが、
それが全てなのです。

具体的にいえば
1~10までやれと言われた時に
本当に全部大事なのかを確認し、
必要不可欠なものだけを
選んでやり、
他は時間が余ったらやる。
ということにしました。

“効率的に進める”の本質は
“必要なことだけやる”ということなのです。

時間を区切った

フレックスで仕事ができるから成せる技ですが、
人よりも２時間早く出社して
２時間誰もいない場所で
自分だけの作業に没頭するようにしました。

僕にとって
何倍も効率よく仕事ができる
貴重な時間帯だと言えます

・メールも電話も問い合わせも来ない時間帯である
←誰もいないから
・音楽を聴いて仕事ができる
←電話が鳴らないから
上記二点が主な理由です。

自分の集中できる環境作りが
思っているよりも何倍も重要だと思います。

最後に

大きく変わったことが
もう一つあります。

それは、
“残業したくないメンタルになった”
ということです。

多分、
仕事が増えても早く帰りたいので、
環境が変わったとしたら変わったなりに
もっと知恵を絞るんだろうな。
と思います。

どんなに厳しくなっても
早く帰るために
早く仕事を終わらせる。
その方法を磨いていきたいと思います。